Contenido:  
I.              Preparación y Convocatoria.
II.            Conducción y Realización.
III.           Acta y Evaluación.
 
I. Preparación y Convocatoria.
Pasos:  
              * Fijar Objetivos.
              * Determinar los participantes.
              * Confirmar la logística.
              * Elaborar la Agenda.
Paso 1. Fijar Objetivos.
   Preguntas a plantearse: 
1.    ¿Por qué es necesaria la reunión?
2.    ¿Es posible alcanzar los objetivos sin una reunión?
3.    ¿Puede sustituirse por video conferencia, e-mail, llamada telefónica compartida?.

     Reflexionar sobre el propósito de la reunión:

1.    ¿Sobre que asunto vamos a hablar, informar?.
2.    ¿Qué habrá que decidir?.
3.    ¿Qué queremos conseguir?. 

Paso 2. Determinar los participantes.
 Incluir  la lista de las personas adecuadas, teniendo en cuenta lo siguiente: 
                               - Aquellos a los que se debe informar.
                               - Aquellos a los que se debe consultar.
                               - Aquellos que pueden aportar.
                               - Aquellos que pueden y deben tomar decisiones. 
Decidir de qué va hablar o informar cada participante, acordando con el interesado el alcance de su exposición y tiempo que prevé,  para definir el tiempo total de la reunión. 

Paso 3. Confirmar la logística. 
Facilitar a todos la información pertinente, al menos tres días antes de la fecha prevista y que debe incluir lo siguiente: 

1.    Cuando: Fecha y hora de comienzo y hora de finalización
2.    Donde: Lugar (hotel, sala, despacho).
3.    Nombre y teléfono de la persona de contacto, para resolver dudas o avisar de imprevistos.
4.     Horario de comidas y descansos.
5.    Materiales que deben llevar los participantes: informes, documentos, muestras, diagramas, estadísticas...etc.
6.    Preparación previa: documentos que deben leer previamente o estudiar.
7.    Lista de los participantes e información sobre su ponencia o el porqué de su presencia en la reunión.
8.    Quien preside la reunión, quien la modera  y quien se encargará de las responsabilidades de secretario.

Nota: Para la eficacia de las reuniones es importante que existan estas tres funciones: presidente, moderador y secretario. No obstante, puede en ocasiones, valorarse la conveniencia de que quien preside la reunión, asuma también las funciones de moderador.
 
En la medida en que quien modera, no tenga un ascendiente jerárquico con el resto de asistentes o alguno de ellos, que pudiera influir negativamente, en la espontaneidad o libertad de hablar, puede entonces coincidir  las funciones de presidente y moderador.

En las reuniones de coordinación donde hay una situación de “iguales entre iguales”, el moderador siempre asumirá las funciones de presidencia. 

Paso 4. Elaborar la agenda. 
  1. Prepare una agenda  con un sumario claro y completo de los temas a tratar, utilizando el modelo del Anexo I.
  2. Adjunte toda la información que sea relevante, (paso nº 3, anterior).
  3. Sea realista, no incluya mas temas de los que razonablemente puedan ser discutidos, en el tiempo asignado.
  4. Tenga en cuenta las sugerencias de otros participantes.
  5. Redacte la agenda de forma clara con frases y términos coloquiales. Evite las abreviaturas y siglas que no sean conocidas por los participantes.
  6. Incluir siempre:
    • Lista de temas
    • Tiempo para cada tema
    • Personas responsables. 

II. Conducción y Realización


Contenidos:

  1. Presidir una reunión.
  2. Moderar una reunión.
  3. Tratamiento de cada asunto
  4. Secretario de la reunión
  5. Participante en la reunión
  6. Consejos prácticos. 

  1. Presidir una reunión: 
Quien preside la reunión deberá apoyar en todo momento la gestión del moderador, que es sobre quien realmente recae la responsabilidad de la buena marcha de la reunión.
Procurará actuar como uno mas, especialmente en las etapas de “tormenta de ideas”, donde se buscan soluciones con creatividad.

       2.  Moderar una reunión.

El moderador no tiene que ser necesariamente quien preside la reunión. La  preside quien debe por función de su cargo, aunque es buena práctica ceder la presidencia de vez en cuando. Puede ayudar a la creatividad en la toma de decisiones y en la aportación de soluciones. Véase nota de I. Preparación y Convocatoria, Paso 3, en Pág. 2. 

La labor del moderador es asegurar:

  1. Que la reunión empieza y termina puntualmente.
  2. Que el tiempo se consume tratando los temas de la agenda según el orden establecido.
  3. Que las discusiones no nos desvían del tema.
  4. Que todos los presentes participan activamente.
  5. Que si surgen asuntos personales, se tratan con brevedad.
  6. Que todas las conclusiones y decisiones, están claras para todos los presentes.
  7. Que se repasan las conclusiones y decisiones, antes de que la reunión finalice.
       3. Tratamiento de los  asuntos. 
  1. Priorizar, si no estuviese ya  previsto en la agenda y tratar primero el tema mas importante.
  2. Posponer los asuntos menos importantes para la próxima reunión, si es necesario para cumplir con el horario.
  3. Tratar conjuntamente los asuntos que tengan relación entre si.
  4. Establecer un límite de tiempo para cada tema y cumplir con la agenda prevista, excepto que aparezca un imprevisto y se priorice de nuevo.
  5. Para cada decisión fijar claramente: qué hay que hacer, quien se hace responsable y para cuando.
  6. Huir de las indecisiones y conclusiones poco claras. 
4.    Secretario de la reunión.
El secretario desempeña un papel importante en  la reunión, por eso es conveniente que en todas las reuniones exista esta función.
En todas las situaciones, donde se intercambia mucha información, puede haber distintas interpretaciones, que él debe aclarar. 
Concretamente deberá:
1.    Captar ideas sin desvirtuar y parafrasear.
2.    Revisar para comprobar que en todo momento se está tomando nota de la información adecuada.
3.    Ayudar al moderador a conducir la reunión.
4.    Confeccionar las actas.  

Consejos para un secretario eficiente.
1.    Pide aclaraciones cuando debe comprobar si anotó bien la información.
2.    Escribe solo las palabras o frases esenciales. No necesita consignarlo todo, como el taquígrafo del juzgado.
3.    Trata de usar las mismas palabras expresadas, no una interpretación propia.
4.    Cuando la ocasión lo requiera, se ayuda de un “papelografo” o pizarra,  para escribir, a plena vista de todos y con letra bien legible, los aspectos concretos de la información que se aporta o acuerdos alcanzados.
5.    Usa círculos o subrayados, para destacar ideas, frases, decisiones o mensajes importantes.
6.    Numera todos los diagramas para mantener el orden y el flujo de la información.
7.    No elimina ideas o frases, tan solo por que  no está de acuerdo.
8.    Si la reunión es larga y técnica, solicita al grupo que revise las notas periódicamente.  

5.    Participantes.
La responsabilidad del participante, no se limita a su presencia física; el éxito de la reunión depende de la involucración, compromiso, creatividad, entusiasmo y participación activa de todos los asistentes. 
Para la eficacia de las reuniones, como participante deberías considerar los siguientes consejos:
1.    Cuando seas convocado a una reunión, reflexiona sobre la necesidad de que tu asistas o bien puedas mandar a otra / as personas en tu lugar.
2.    Asegúrate del papel que estás desempeñando en al reunión. ¿Qué consigues asistiendo?. ¿En que puedes contribuir?.
3.    Conoce los nombres, cargos y papeles de los demás participantes. Si la reunión es externa, solicita sus tarjetas y ofréceles la tuya.
4.    Involúcrate. Participa activamente. Escucha y pide ser escuchado. Presenta tus ideas sincera y coherentemente.
5.    No te permitas interrupciones: tu móvil, el teléfono, evita que te llamen. Estar en lo que estás favorece la eficacia.
6.    No hables en exceso ni trates de ser dominante.
7.    Sé un buen oyente  –escucha empáticamente-, que supone esforzarse por comprender las ideas de los demás y qué se esconde detrás de ellas. Demuestra tu interés a través del lenguaje corporal.
8.    No critiques ni con el lenguaje corporal (sonrisitas, muecas, miradas).
9.    Pregunta cuando algo no esté claro.
10. Sé tolerante. No permitas que los puntos de vista de los demás, su comportamiento, vestimenta o manera de hablar, te irriten.
11.  Mantente en el tema que se está tratando. No hagas comentarios que no sean relevantes para ese tema o que solo sirvan a tus propios intereses.
12. No hagas promesas a menos que puedas cumplirlas.
13. Respeta y ayuda al moderador y al presidente  de la reunión.
14. Si vas a participar en la reunión presentando algún tema, envía al menos tres días antes de la misma, a todos los asistentes, copia de la documentación que vas a presentar. 

6. Consejos  prácticos. 
1.    Empezar la reunión resumiendo las conclusiones de la anterior.
2.    Revisar cómo se han cumplido las decisiones de la reunión anterior o de aquellas, cuya fecha de ejecución fue planificada para antes de la presente reunión y deberá por tanto quedar reflejado en el acta de la de hoy.
3.    Utilizar ayudas audiovisuales: ordenador, cañón, retroproyector, papelógrafos, pizarras.
4.    Utilizar técnicas creativas para tomar notas que descansan la mente, tales como:”mapas mentales” (“Brain Maps”), configuraciones de desarrollo matriz, que facilitan su seguimiento y comprensión.
5.    Hacer descansos regularmente. Cada 1 ¼ h,  suele ser buena práctica.
6.    Tener previstos los horarios para “cofee breaks” y comidas.
7.    Variar la manera de organizar las reuniones: distintas salas,  distintos lugares, posición  de la mesas. Si son reuniones regulares, que todos participen en el papel de moderador, presidente y en la función de secretario.
8.    Utilizar salas agradables. Preferiblemente con luz exterior. Sin ruidos. 

III. Acta y Evaluación. 
Al finalizar cada reunión es importante que cada uno de los asistentes: 

1.    Haga una relación en su agenda, de todas las tareas que ha asumido.
2.    Termine sus tareas en la fecha acordada y con el nivel de calidad esperado.
3.    Considere después de cada reunión si: 
·         ¿Ha funcionado la reunión satisfactoriamente?
·         ¿Puedo hacer algo para asegurarme de que la próxima reunión funciona mejor?.
Y tenga en cuenta la importancia de:
1.    Informar cuando una tarea está terminada o surgen complicaciones en el camino. “Feedback” adecuado.
      2.  Hacer  su propio seguimiento.

Existen dos documentos que nos permitirán evaluar la utilidad y los resultados de las reuniones. 
El  primero es la evaluación de la misma, Anexo II, que a partir de la opinión de los asistentes, nos ayudará a mejorar la  eficacia de las reuniones. 
Esta evaluación es muy importante para todos, así conocemos como hemos valorado la reunión, no desde una perspectiva individual, sino de equipo. No obstante en algunos casos concretos y por circunstancias concretas,  pueden los participantes, decidir no hacer esa evaluación.
El segundo es el acta de la reunión, que permitirá hacer un seguimiento de los temas y acuerdos alcanzados. 
Las actas, dentro de lo posible, deberían estar disponibles inmediatamente después de la reunión y nuca mas tarde de los tres días siguientes. 
Las actas deben indicar claramente: 

  1. Qué tiene que hacerse.
  2. Quien va a hacerlo.
  3. Para cuando es.
 

Publicado por Juan Bueno.
Managing Partner de R&H Talento y Personas

17 comentarios :

  1. Buenos días Juan,

    Me ha parecido realmente interesante este artículo. Es muy práctico y de gran utilidad.
    En el apartado dedicado a elaborar la agenda, haces referencia al "modelo del Anexo 1".

    ?Podrías indicarme dónde puedo consultar ese anexo?

    Muchas gracias

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  2. Gracias, María por interesarte por este tutorial.
    Efectivamente, no están los anexos, que realmente son 3: Agenda, Acta y Evaluación de reuniones
    Los voy a incluir en el tutorial. No obstante, si quieres que te los envíe, dame tu dirección de email y gustosamente te los haré llegar.
    Si no quieres publicar aquí tu dirección de correo electrónico, envíamelo a través del formulario del apartado CONTACTO.
    Un saludo

    JUAN F. BUENO

    ResponderEliminar
  3. Buenas Juan, tu articulo me gusta mucho, es muy interesante.
    En mi empresa tratomos de realizar y buscar reuniones que sean así, todavía no lo hemos conseguido, por eso me estoy dedicando a leer todo tipo de temas que vayan relacionados con las reuniones eficaces, http://es.workmeter.com/blog/bid/166186/Reuniones-eficaces-12-consejos-a-seguir

    Gracias por tu ayuda

    ResponderEliminar
  4. Gracias por tu articulo.
    Siempre busco que las reuniones de mi empresa sean lo mas eficaces posibles, aun asi cuesta conseguirlo, por eso leo todo tipo de noticas, enlaces, comentarios que la gente aporta y que me puedan servir de ayuda.

    Un saludo

    http://es.workmeter.com/blog/bid/166186/Reuniones-eficaces-12-consejos-a-seguir

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    Respuestas
    1. Gracias, Olalla. ME alegro que te haya gustado y servido.
      Esto de las reuniones es una carrera de fondo. Y como bajes la guardia, se vuelve rápidamente al punto de partida (o sea, al caos)
      Creo que está en nuestro adn la "falta de rigor y disciplina" en esta materia. Rápidamente nos vamos por las ramas, tratamos temas que no estaban previstos o preparados, se improvisa, etc.
      Eso sin contar los retrasos que penalizan a los puntuales.
      Por eso creo que para que las reuniones sean eficaces, solo hace falta una cosa: CONSTANCIA
      Las metodologías pueden ser variables (acordes con la cultura de la organización), pero si no somos rigurosos en el cumplimiento de la misma, de poco servirán.
      Te animo en tu labor. Ten siempre presente "la soledad del corredor de fondo", con la que hay que estar siempre muy familiarizado.
      Un saludo
      juan Bueno

      Eliminar
  5. Gracias por su valioso aporte. Exitos en ttodo lo que emprenda. Hace bien en compartir lo que conoce.

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  6. Gracias a ti por leernos.
    Espero que te sea de utilidad.
    Un saludo

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  7. Muchísimas gracias por compartir tus conocimientos con nosotros.
    La verdad es que llevo tiempo buscando formas alternativas para organizar mejores reuniones en mi empresa ya que notaba que algunos empleados salían más perdidos una vez acabada la reunión de como estaban al principio. Con comentarios como el tuyo y otros como este que explica detalladamente 12 consejos prácticos a seguir para organizar reuniones eficaces he notado una mejora en la productividad y en la comunicación con mis empleados. Organizamos reuniones solamente cuando son imprescindibles o urgentes, nos enviamos la documentación sobre la que vamos a tratar con antelación para tenerla preparada y tenemos marcados por tiempos los objetivos que queremos alcanzar (entre otras cosas). Creo que son consejos prácticos que toda empresa puede llevar a cabo y que rápidamente dan sus resultados.

    Muchas gracias de nuevo.

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  8. Gracias a ti, Héctor por leerlo y apreciarlo. Efectivamente a veces no es tan complicado. Simplemente seguir algunas sencillas pautas. Quizá ahí estriba la complicación: en seguirlas siempre. Una vez que se han convertido en hábito, es todo mucho más sencillo. Pero tenemos qu etener la firme convicción de seguir las pautas.
    Un saludo

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  9. Gracias por el espectacular articulo, a mi me ha servido de gran ayuda.
    Un saludo

    Sara Silva

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  10. Me alegro, Sara que te haya resultado de utilidad.
    Si necesitas cualquier otra ayuda relacionada con la productividad, no dejes de decírmelo.
    Un saludo

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  11. Muchas gracias, Patricia por tu comentario.
    Me alegra que te haya gustado y espero que te sea de utilidad.
    Un saludo

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  12. Hola Juan¡¡ Muy bueno el artículo. Yo incluiría alguna aplicación para la gestión de reuniones. Como por ejemplo: http://nimbux.es Una nube con herramientas para reuniones, firma digital, gestión de procesos…

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  13. Buenas tardes, me parece muy interesante este material. Mes gustaría saber donde puedo conseguir datos a nivel estadístico sobre este tema. muchas gracias

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  14. Buenas tardes me parece muy interesante este material. Pueden ayudarme en realción a la búsqueda de estudios o datos estadísticos sobre este tema. Muchas gracias

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  15. hola juan! muy buen material. me podrias enviar los anexos? que serian muy utiles para poder explicar estos temas! mi mail es jamesbond_mac@hotmail.com
    graciaaaas

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