“Un Elefante en la
Sala” – Los peligros ocultos de interrumpir durante las presentaciones.
Situación:
María, una jefe de producto sénior altamente cualificada y experimentada estaba haciendo una presentación a un grupo de profesionales de la salud que parecían interesados y participando mentalmente cuando, de repente y sin aviso previo, su jefe se puso de pie e interrumpió su presentación con el fin de “clarificar” algo que María había dicho. María, que no esperaba la intervención de su jefe, no sabía que hacer… ¿Sentarse cerca de su punto de presentación? ¿Quedarse de pie y hacer puñetas? ¿Volver a su asiento? Mientras tanto, su jefe siguió su intervención y empezó a contestar preguntas de los asistentes lo que finalmente se convirtió en un diálogo, que condujo la conversación y a los asistentes a un paseo por los cerros de Úbeda. Además, su jefe no se dio cuenta de que había perdido control de la presentación …algunas personas estaban comprobando sus Blackberrys, otros empezaron conversaciones paralelas (con la persona a su lado), otros asistentes estaban echados atrás en sus sillas y estaban mentalmente desconectados de una conversación que para ellos no tenía ningún interés y otra persona sacó su iPad y empezó a trabajar. Cuando el jefe terminó su intervención y devolvió la presentación a María, fue muy difícil para ella llevar al grupo hasta el nivel de interés que habían mostrado antes de la interrupción. El clima de la reunión había cambiado…y no de forma positiva. Adicionalmente, debido a la intervención, la presentación terminó 30 minutos más tarde de la hora prevista! Después de la presentación María se sentía triste, desmotivada, ninguneada y pensaba que había perdido el respeto de la audiencia.
La Percepción de María:
- Si su jefe tuvo que interrumpir / aclarar sus
comentarios, ¿Qué más de lo que ella estaba diciendo / haciendo era incorrecto?
Por lo tanto ¿Qué grado de validez tiene su presentación?
- Quería que la audiencia “participara” lo que para él,
esta palabra significa hablar / interactuar con el presentador. Sin embargo, en
una presentación la audiencia debe participar mentalmente: Pensando. Piensa en
las presentaciones a las que has asistido: ¿cuántas han terminado a la hora
prevista cuando la audiencia ha estado “interactuando” con el presentador y
otros asistentes? ¡No han sido muchas!
En cada empresa hay “Elefantes en la sala” y este artículo y los
siguientes que aparecen en este BLOG tratarán algunos de los más comunes.
En este artículo una PRESENTACIÓN se define como una corta actividad
comunicativa, de unos 15-20 minutos, unidireccional, que trata con conceptos en
vez de detalles excesivos y que va desde el presentador hacia la audiencia y no
incluye preguntas / respuestas desde o hacia la audiencia.
La “Reunión con Diapositivas” tradicional, normalmente es de entre
40 y 120 minutos. Está enfocada a un análisis de detalles, es omnidireccional y
los asistentes participan verbalmente. Es una actividad comunicativa que
incluye preguntas y respuestas de miembros de la audiencia y el presentador y
en la que frecuentemente se realiza un análisis de datos financieros usando
plantillas.
Situación:María, una jefe de producto sénior altamente cualificada y experimentada estaba haciendo una presentación a un grupo de profesionales de la salud que parecían interesados y participando mentalmente cuando, de repente y sin aviso previo, su jefe se puso de pie e interrumpió su presentación con el fin de “clarificar” algo que María había dicho. María, que no esperaba la intervención de su jefe, no sabía que hacer… ¿Sentarse cerca de su punto de presentación? ¿Quedarse de pie y hacer puñetas? ¿Volver a su asiento? Mientras tanto, su jefe siguió su intervención y empezó a contestar preguntas de los asistentes lo que finalmente se convirtió en un diálogo, que condujo la conversación y a los asistentes a un paseo por los cerros de Úbeda. Además, su jefe no se dio cuenta de que había perdido control de la presentación …algunas personas estaban comprobando sus Blackberrys, otros empezaron conversaciones paralelas (con la persona a su lado), otros asistentes estaban echados atrás en sus sillas y estaban mentalmente desconectados de una conversación que para ellos no tenía ningún interés y otra persona sacó su iPad y empezó a trabajar. Cuando el jefe terminó su intervención y devolvió la presentación a María, fue muy difícil para ella llevar al grupo hasta el nivel de interés que habían mostrado antes de la interrupción. El clima de la reunión había cambiado…y no de forma positiva. Adicionalmente, debido a la intervención, la presentación terminó 30 minutos más tarde de la hora prevista! Después de la presentación María se sentía triste, desmotivada, ninguneada y pensaba que había perdido el respeto de la audiencia.
Si investigamos qué es lo que ha ocurrido, descubrimos:
- Ella había dedicado un día a la preparación de su
presentación: estructurándola de forma lógica, eligiendo los gráficos más
apropiados, etc., y anticipando posibles problemas para evitar interrupciones.
- Ella ha pedido que la audiencia guarde sus preguntas y
comentarios hasta el final de la presentación. Su jefe ha ignorado esta
petición, y por lo tanto ha creado el precedente con esta audiencia de que
ellos pueden interrumpir cuando quieran.
- La interrupción fue innecesaria porque María estaba a
punto de aclarar sus comentarios. Su jefe no debería haber “leído su
mente” incorrectamente; debería haber confiado en ella y esperado antes de
interrumpir.
- Su “Poder, Profesionalidad y Conocimientos” han sido
públicamente cuestionados.
- Su incertidumbre sobre qué hacer cuando el jefe empezó
su intervención fue percibida por la audiencia como indecisión y falta de
asertividad, y podría afectar a cómo la audiencia responde al contenido
de su presentación.
- Su motivación podría continuar disminuyendo,
especialmente si su Jefe tiene el hábito de interrumpir a ella y los demás
miembros del equipo. Una posible solución podría ser un cambio de puesto de
trabajo a una organización en la que sea más apreciada!
- El hecho de su Jefe tomando control de su presentación
podría indicar una falta de respeto hacia ella que fue comunicada
indirectamente a la audiencia.
- Mientras su Jefe estaba hablando, ella estaba
observando las reacciones del grupo y podía ver el efecto que la intervención
del jefe tenía sobre la audiencia, a través de su comportamiento, y que
él no estaba advirtiendo.
La Percepción de la Audiencia:
- María estaba haciendo una presentación interesante y profesional
por lo tanto ¿porqué “interrumpirla” durante la presentación y no hacerlo más
tarde?
- ¿Porqué empieza un diálogo y después un paseo
por los cerros de Úbeda?
- Si su jefe tuvo que interrumpir / aclarar sus
comentarios, ¿Qué más de lo que ella estaba diciendo / haciendo era incorrecto?
Por lo tanto ¿Qué grado de validez tiene su presentación?
- En principio, la audiencia y María tienen un buen nivel
de compenetración y si cosas similares han occurido con ellos y sus jefes, la
simpatía de grupo sería para María y posiblemente causaría un poco de
antagonismo hacia su jefe.
- Con la intervencion de su jefe, el paseo por los cerros
de Úbeda y las preguntas, la presentación iba terminar mucho más tarde de lo
previsto y retrasar las demás presentaciones con todo lo que esto conlleva!
La Percepción del Jefe de María:
Razonamiento:
- No quería que la audiencia tuviera información “incorrecta” y cree que es mejor corregirla inmediatamente en vez de más tarde. ¡En realidad es un pensamiento incorrecto!
- No quería que la audiencia tuviera información “incorrecta” y cree que es mejor corregirla inmediatamente en vez de más tarde. ¡En realidad es un pensamiento incorrecto!
- Creer que la audiencia iba a recordar todos los datos
en vez de los “conceptos”. ¡Otro error! El cerebro humano generalmente funciona
con conceptos: Pregunta a un familiar / amigo sobre una película que haya visto
recientemente y la respuesta normal será un breve resumen de los puntos
destacantes para ellos, ¡NO un análisis profundo de todos los detalles!
- Quería que la audiencia “participara” lo que para él,
esta palabra significa hablar / interactuar con el presentador. Sin embargo, en
una presentación la audiencia debe participar mentalmente: Pensando. Piensa en
las presentaciones a las que has asistido: ¿cuántas han terminado a la hora
prevista cuando la audiencia ha estado “interactuando” con el presentador y
otros asistentes? ¡No han sido muchas!
- Siente que por el hecho de que él es el Jefe, tiene el
derecho a interrumpir cuando quiera. La manera en que el presentador y la
audiencia sienten o le perciben tiene poca importancia.
- Entrando en una conversación durante la presentación de
María, posiblemente quiere mostrar que él es flexible y responde a lo que
la audiencia desea, y él asume que todos los demás asistentes están interesados
en el diálogo. Frecuentemente no es la verdad. Muchas veces, la gente no
está formada, o sensibilizada, en leer las reacciones de la audiencia y esta
carencia es algo que contribuye a presentaciones ineficaces.
Como podemos ver con las PERCEPCIONES distintas de la gente
involucrada en esta actividad comunicativa, hay un gran número de desventajas
para el Jefe cuando interrumpe a miembros de su equipo DURANTE sus
presentaciones.
Aunque es obvio que cualquier error o información incorrecta debe ser
rectificada antes de que la audiencia salga de la presentación, DURANTE
la presentación NO es el momento más apropiado.
Una Sugerencia PRÁCTICA para el Jefe:
Utilizar “El Efecto Primacía-Reciente”:
El término “El Efecto de Primacía – Reciente” se utiliza en la psicología y
sociología para describir el efecto del orden de la presentación de información
o eventos en la memoria.
“El efecto Primacia” dice que la información presentada al principio se recuerda mucho mejor que lo presentado más tarde y que la gente tiende a recordar la primera vez que algo ocurre más que las repeticiones.
“El efecto Reciente” afirma que la gente recuerda más fácilmente la información o evento/hecho más reciente.
“El efecto Primacia” dice que la información presentada al principio se recuerda mucho mejor que lo presentado más tarde y que la gente tiende a recordar la primera vez que algo ocurre más que las repeticiones.
“El efecto Reciente” afirma que la gente recuerda más fácilmente la información o evento/hecho más reciente.
Juntos, estos dos efectos resultan en que la información recibida al
principio y al final en cualquier actividad comunicativa (Presentación,
Reunión, Negociación, etc.), se recuerda mejor que la información recibida en
la parte central (cómo la intervención de un jefe en una presentación).
Si el Jefe hace su intervención DESPUÉS de la Presentación y ANTES de que
el presentador pida preguntas del grupo, será recordado mucho mejor. Además, él está:
1. Usando la psicología para hacer su intervención
mucho más memorable en la mente de su audiencia.
2. Permitiendo que el presentador tenga la oportunidad de
presentar TODA la información que puede hacer su intervención innecesaria.
3. Ayudando al presentador a mantener su “Poder,
Profesionalidad y Conocimientos” frente a la audiencia.
4. El Jefe está quitando un elemento de estrés importante
para el presentador.
5. Reduciendo las posibilidades de desvíos del tema a
través de preguntas/respuestas y diálogos innecesarios, lo que ayuda
mucho a mantener el horario previsto.
6. Manteniendo / aumentando la motivación del
presentador, evitando que busque un nuevo puesto de trabajo.
7. Permitiendo que el Jefe tenga la oportunidad de
observar el comportamiento de la audiencia que indicará cómo están reaccionando
a la presentación.
9. Quitando la mayoría, sino todas, las posibles
percepciones equivocadas de la audiencia.
10. Creando la percepción que el Jefe es un LÍDER!
11. Mostrando respeto por el presentador y la audiencia.
Los puntos / percepciones indicados arriba han sido recogidos por el
autor, durante varios años, de un gran número de presentadores, jefes y
asistentes a presentaciones (internas y externas) por el autor y forman la base
de este artículo.
© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L.
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